Bir şehrin belleği olan bir arşivi kurmanın, bir şehrin tüm detaylarıyla yer aldığı bir materyal merkezinin kurulmasının, geliştirilmesinin zorluklarını sayarsak, ortaya epeyce uzun bir listenin çıkacağına kuşku yoktur. Ancak bu zorlukları saymak yerine neler, yapılabileceği düşünülürse, yıllardır ihmal edilmiş olan bir birikimi geniş kitlelere açmanın ilk adımı atılmış olur.

Urfa arşivi konusunda ilk yapılması gereken var olan arşivlerde Urfa’yla ilgili belgelerin tespit edilip bu belgelerin ne şekilde arşive kazandırılacağıdır. Materyal sağlanacak arşivler; kamu kurum ve kuruluş arşivleri, çeşitli vakıf dernek arşivleri, ulusal arşivler ve bu tür çalışmalarda büyük önem arz eden kişisel arşivlerdir.

Ulusal arşivlerden sağlanacak dokümanlarda kullanılacak yöntem mikrofilmlerinin alınmasıdır. Vakıf dernek ve kişilerin elinde bulunan materyaller ise yine ya mikrofilm olarak ya da asılları sahiplerinde kalmak üzere, materyalin özelliğine göre çeşitli yöntemlerle kopyaları alınarak arşive kazandırılacaktır. Koleksiyon sağlama aşamasında takas yöntemi de şartlara göre kullanılabilir.

Bu konuda özellikle Urfalılara büyük bir görev düşmektedir. Çünkü birçok insanın elinde Urfa’yla ilgili materyalleri barındıran özel arşivlerin olduğu bilinmekte. Özel arşivlerdeki belgelerin kopyalama yoluyla arşive kazandırılması pek çok özel arşivi kurtaracağı gibi, geri dönüşlü bir bilgi tazelemeye olanak sağlayarak şehir belleğinin önemli bir bölümünü oluşturmayada büyük katkı sunacaklardır.

Böyle bir mantıkla kurulması düşünülen “şanlıurfa Arşivinde”(şUKA) bulunması gereken materyaller şunlar olacaktır.

Eski ve yeni yazılı yerel gazete koleksiyonları,

Canlı tanıkların “sözlü tarih” belgeleri

Ankara Milli Kütüphane’de bulunan şanlıurfa ve ılçelerinin şeriyye Sicilleri

Başbakanlık Osmanlı Arşivi’nde bulunan, şanlıurfa’ya ait Tapu Tahrir Defteri kayıtları

Salnameler, Mühimme Defter kayıtları vb. materyaller.

Kamu daireleri, üniversiteler, okullar, meslek odaları ve sivil toplum örgütlerindeki Urfa’yla ilgili arşivlik malzeme, dijital kayıtlar, broşürler çeşitli objeler.

Kitaplar, ,yüksek lisans ve doktora tezleri makaleler, mahalli gazete koleksiyonları, dergiler, Ephemera(Biletler, pullar, afişler, faturalar) haritalar, yıllıklar, dijital kayıtlar, çeşitli objeler vb.

Kişisel arşiv ve koleksiyonların kendileri veya çeşitli yollarla çoğaltılmış kopyaları

özellikle şehir arşivleri çalışmalarında büyük önem arz etmektedir. Örneğin ızmir Ahmet Priştina Kent Müzesi ve Arşivi Kütüphanesi Dr. Orhan Koloğlu’nun bağışladığı, yaklaşık 10.000 ciltlik kütüphaneyle büyük bir birikime kolay bir şekilde ulaşabilmiştir.